Psikologi Manajemen #Tugas 2

Nama              : Adelina Ayu Andyani

Kelas              : 3PA17

NPM               : 10514207

A.  Pengorganisasian Struktur Manajemen

1.     Pengertian struktur organisasi

Setiap perusahaan pada umumnya mempunyai struktur organisasi. Penyusunan struktur organisasi merupakan langkah awal dalam memulai pelaksanaan kegiatan perusahaan dengan kata lain penyusunan struktur organisasi adalah langkah terencana dalam suatu perusahaan untuk melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Pengertian yang jelas tentang struktur organisasi dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut: 

1.      Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan(Robbins dan Coulter, 2007:284). 

2.      Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah (Handoko, 2003:169). 

3.      Struktur organisasi adalah pola formal mengelompokkan orang dan pekerjaan (Gibson dkk, 2002:9). 

4.      Struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan Universitas Sumatera Utara pekerjaan, garis perintah dan tanggungjawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi (Hasibuan, 2004:128). 

Dari beberapa definisi tersebut dapat diketahui bahwa struktur organisasi menggambarkan kerangka dan susunan hubungan diantara fungsi, bagian atau posisi, juga menunjukkan hierarki organisasi dan struktur sebagai wadah untuk menjalankan wewenang, tanggung jawab dan sistem pelaporan terhadap atasan dan pada akhirnya memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup walaupun orang datang dan pergi serta pengkoordinasian hubungan dengan lingkungan. Struktur organisasi dapat menghindari atau mengurangi kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas

2.     Fungsi Manajemen

Ada 4 fungsi utama dalam manajemen:

a.       Perencanaan (planning)

proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan :
- Menetapkan tujuan dan target bisnis
- Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
- Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
- Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis

b.      Pengorganisasian (organization)

proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi

Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian :
- Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
- Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
- Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
- Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

c.       Pengarahan dan implementasi

proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.

Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi :
- Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
- Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
- Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

d.      Pengawasan (Controlling)

proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian :
- Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan
- Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
- Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

e.       Operasional dalam manajemen

Pada pelaksanaannya, fungsi-fungsi manajemen yang dijalankan menurut tahapan tertentu akan sangat berbeda jika didasarkan pada fungsi operasionalnya. secara operasional, fungsi planning untuk sumber daya manusia akan berbeda dengan fungsi planning untuk sumber daya fisik/alam, dansebagainya.
Manajemen organisasi bisnis dapat dibedakan menjadi fungsi-fungsi :
1. Manajemen Sumber Daya Manusia
2. Manajemen Pemasaran
3. Manajemen Operasi/Produksi
4. Manajemen Keuangan
5. Manajemen Informasi

3.     Manfaat struktur fungsional & difisional

a.       Struktur fungsional.

Menurut Stoner (1996), Struktur fungsional adalah struktur yang Menggabungkan semua orang yang terlibat dalam suatu kegiatan atau beberapa kegiatan terkait menjadi satu bagian. Sebagai contoh sebuah organisasi dibagi berdasarkan fungsi bila mempunyai bagian-bagian produksi, pemasaran, dan penjualan yang secara terpisah. Struktur organisasi ini mempunyai kelebihan-kelebihan sebagai berikut:

–        Mempergunaka sumberdaya khusus secara efisien,

–        Supervisi dapat dilakukan lebihh mudah

–        Mengembangkan keahliann fungsional,

–        Mudah memobilisasi ketrampilan khusus,

–        Memelihara kendali terpusat atas keputusan strategis,

–        Berkaitan erat dengan strategi melalui kegiatan kunci sebagai unit terpisah.

b.      Struktur divisional

Struktur Divisional, stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis. Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional. Manfaat struktur divisional antara lain:

– Perkerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja  tinggi dapat dipertahankan,

– Keputusan lebih cepat,
– Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja,
– Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan,
– Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategis
– Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan,
– Spesialisasi fungsional masih terpelihara pada masing-masaing divisi.

4.     Kerugian struktur fungsional dan divisional

a.       Kerugian struktur fungsional:

–  Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi.

–  Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan.

–  Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan.

b.      Kerugian struktur divisional

 – Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.

–  Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.

– Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.

– Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan.

– Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

– Duplikasi sumberdaya lintas divisi.

– Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.

– Koordinasi yang buruk lintas divisi.

– Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak.

5.     Contoh kasus organisasi

JAKARTA- Pengamat mendesak Surya Paloh agar berhenti beretorika. Lama kelamaan masyarakat menduga Surya Paloh ikut terlibat dalam kasus itu. Korupsi itu bersifat sistematis dan Rio Capella tak mungkin bertindak sendiri.

“Jika Surya Paloh terkesan membela dengan berbagai retorika, atau memberikan advokasi atas nama partai kepada Capella, maka bukan tidak mungkin posisi Surya Paloh juga terseret dalam pusaran dugaan korupsi yang dilakukan Sekjennya. Ingat, sangkaan keterlibatan Capella dalam kaitan dengan kasus PLT Gubernur Sumatera Utara ( Sumut) adalah dalam kapasitas sebagai lembaga. Tidak mungkin dia bertindak sebagai pribadi,” kata Direktur Eksekutif Media Literacy Circle, Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga Yogyakarta Iswandi Syahputra Senin (19/10/2015).

Iswandi mengingatkan, publik tentu masih ingat kasus Nazarudin dari Partai Demokrat, yang ketika dia menjadi tersangka, banyak tokoh partai tersebut yang ikut jadi tersangka dan dipenjara. Sifat kasus korupsi adalah terencana, sistematis dan bersama-sama. “Nyaris tak mungkin dia bertindak sendiri. Kasus ini berpeluang besar menyeret Surya Paloh ,” kata Iswandi.

Iswandi mengaku kecewa karena Partai Nasdem di bawah Surya Paloh yang mengusung jargon restorasi dengan penuh semangat, ternyata hanya berhenti pada tataran retorika. Meski hak-hak tersangka perlu kita hargai, namun dengan ditersangkakan oleh KPK, berarti persepsi publik sudah bergeser jauh dari jargon tersebut.

Bahkan, kata dia, bukan tidak mungkin Nasdem mengalami degradasi kepercayaan serius apabila kasus yang menimpa Capella akan menarik elit Nasdem yang lain, termasuk Surya Paloh. “Efek yang ditimbulkan kasus ini adalah rakyat mulai tak percaya retorika politik dan memandang partai secara negatif. Ini menyulitkan partai untuk mensosialisasikan visi-misinya,” kata Iswandi.

Sedangkan pengamat hukum tata negara Universitas Udayana Bali, Dr I Nyoman Sentanu, SH, Mhum, lebih melihat kasus itu dari perspektif hukum. Kata dia, penegakkan hukum harus dibersihkan dari anasir politik sehingga tidak menimbulkan preseden buruk terhadap komitmen Indonesia sebagai negara hukum. Alumni UGM Yogya ini menangkap adanya upaya defensif dari tokoh partai yang dekat dengan Nasdem untuk melakukan perlawanan.

“Coba anda ikuti perkembangan terakhir. Ada partai besar yang mencoba menentang KPK secara terang-terangan maupun samar atas kasus hukum yang menimpa petinggi partai Nasdem. Saya bukan orang politik, tapi saya membaca ada fenomena seperti itu,” kata Sentanu.

Bagi Sentanu, jangankan Sekjen atau Ketua. Pembina Parpol sekalipun, jika terlibat kasus hukum mestinya tidak ada yang menghalang-halangi. “Politik hukum kita mestinya sejalan dengan prinsip Negara Hukum yang kita anut,” tegasnya.

Analisis Kasus

Dalam kasus ini dapat disimpulkan terjadinya dua asumsi yang berbed, SALING Memberikan komentar. Korupsi itu bersifat sistematis dan Rio Capella tak mungkin bertindak sendiri. Iswandi mengingatkan, publik tentu masih ingat kasus Nazarudin dari Partai Demokrat, yang ketika dia menjadi tersangka, banyak tokoh partai tersebut yang ikut jadi tersangka dan dipenjara. Sifat kasus korupsi adalah terencana, sistematis dan bersama-sama. Sedangkan pengamat hukum tata negara Universitas Udayana Bali, Dr I Nyoman Sentanu, SH, Mhum, lebih melihat kasus itu dari perspektif hukum. Kata dia, penegakkan hukum harus dibersihkan dari anasir politik sehingga tidak menimbulkan preseden buruk terhadap komitmen Indonesia sebagai negara hukum. Alumni UGM Yogya ini menangkap adanya upaya defensif dari tokoh partai yang dekat dengan Nasdem untuk melakukan perlawanan.

Saran Struktur Fungsional:

Kasus diatas memperlihatkan adanya kerugian dari struktur fungsional yaitu koodinasi antar bagian atau fungsi tidak terlalu baik memang respon terhadap kondisi lingkungan cukup tepat seperti kasus diatas dimana organisasi ini memiliki antisipasi yang cepat namun alangkah baiknya koordinasi antar bagian juga diperhatikan terutama pada perencanaan produksi dan laba yang akan didapatkan perusahaan di dekade yang akan mendatang.

Saran Struktur Divisional:

Kasus diatas memperlihatkan adanya keputusan yang cepat dan efisiensi ekonomis nya tidak tercapai, dimana penarikan ribuan karyawan dilakukan sebagai antisipasi namun pada dekade selanjutnya proses produksi dilakukan secara otomatis yang mengakibatkan kelebihan karyawan, Dalam menyusun strategi organisasi sebaiknya diperhatikan masalah , fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil, memperhatikan kebutuhan konsumen, koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional dan pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk, penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional serta pengembangan keterampilan manajemen umum.

Referensi

(Kusdi. 2009. Teori Organisasi dan Administrasi. Jakarta: Penerbit Salemba Humanika.)

(Umar, H. (2003). Business an introduction. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama)

(Robbins, Stephen P. 1994. Teori Organisasi: Konsep, Struktur, Proses. Jakarta: Penerbit Arcan.)

(http://deariyanti.blogspot.co.id/2013/11/a-pengorganisasian-struktur-manajemen.html)

(https://lailaallatief.wordpress.com/2014/10/26/manfaat-struktur-fungsional-dan-struktur-divisional-kerugiannya/)
 (https://simanjuntakamanda.wordpress.com/2014/10/31/manfaat-dan-kerugian-struktur-fungsional-dan-struktur-divisonal-tugas-ke-5-psikologi-manajemen/)

(http://news.okezone.com/read/2015/10/19/337/1234162/kasus-eks-sekjen-nasdem-berpeluang-seret-surya-paloh)

B .  Actuating dalam Manajemen

1.     Pengertian actuating dalam manajemen

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986)mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. 

2.     Pentingnya actuating dalam manajemen

Actuating merupakan bagian penting, dari proses management berlainan dengan ketiga fungsi manajemen lainnya. Actuating khususnya berhubungan dengan orang-orang. Bahkan banyak managers praktik, beranggapan bahwa Actuating merupakan intisari management.

Faktor-faktor penting dalam keberhasilan penggerakan Fungsi penggerakan tidak sekedar pekerjaan mekanis (mesin, elektronik) karena manusia bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan faktor-faktor pendukung, seperti :

Segi Organisasi

a. Terdapat peraturan-peraturan : Maksudnya adalah adanya ketentuan-ketentuan yang memberi kemungkinan adanya kepastian perkembangan organisasi baik ke dalam maupun ke luar.

b. Terdapat fasilitas-fasilitas : Maksudnya adalah fasilitas-fasilitas perangkat lunak atau perangkat keras yang diperlukan untuk gerak organisasi yang didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung jawabkan untuk memenuhi aspek kuantitas dan kualitas.

c. Terdapat sarana komunikasi yang memadai : Sarana komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk menyampaikan dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal dan sebagainya.

d. Terdapat kader-kader pemimpin : Terdapat kader-kader pimimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk memotivasi gerak organisasi kearah yang sesyai tujuan organisasi.

Segi Pemimpin

a. Wewenang : Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akantugas dan wewenang yang diembannya (delegation of authority)

b. Memiliki kelebihan-kelebihan : Maksudnya adalah suatu keadaan tertentu yang dimiliki seseorang dan tidak terdapat pada orang lain. Menurut Ord Way Tead dalam bukunya “ The Art of Leadership”, menyebutkan sifat-sifat yang harus dimiliki pemimpin adalah :

·        Energi jasmani dan rokhani (physical and nerveus energy)

·        Semangat untuk mencapai tujuan (a sence of purpose an direction)

·        Ramah dan penuh perasaan ( frend lyness and effection)

·        Integritas (integrity)

·        Kecakapan teknis ( technical skill)

·        Mudah mengambil keputusan (decisive ness)

·        Cerdas (intelligence)

·        Kecakapan mengajar (teaching skill)

·        Keyakinan (faith).

·        Memahami teknik-teknik kepemimpinan

Segi Pegawai

Pegawai yang akan digerakkan harus mempunyai kemampuan untuk menerima dan memahami apa yang diberikan pimpinan baik petunjuk, bimbingan ataupun perintah, kemampuan itu antara lain :

a.      Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai

b.      Memiliki pandangan bahwa pengabdian

c.      Mau dipimpim

d.      Terpeliharanya tim kerja, maksudnya bahwa untuk berhasilnya

Actuating dalam Manajemen, Mengendalikan Fungsi Manajemen dan Kekuasaan dan Pengaruh

3.     Prinsip Actuating

Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahan dalam melakukan actuating, yaitu :

a.       Prinsip mengarah kepada tujuan : Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan : Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.       Prinsip kesatuan komando : Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip diatas.

Referensi

(http://alinelizabeth2.blogspot.co.id/2014/11/actuating-dalam-manajemen.html)

(http://andaribra.blogspot.co.id/2014/11/actuating-dalam-manajemen-mengendalikan.html)

(http://ochaamenfreak.blogspot.co.id/2013/10/actuating-dalam-manajemen.html)